Newsletter

Newsletter 2. Juli 2020

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 DS-GVO

Muss ich ein solches Verzeichnis überhaupt führen?

Kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen Verantwortliche und Auftragsverarbeiter mit weniger als 250 Mitarbeitern führen, es sei denn, es handelt sich um die Verarbeitungen personenbezogener Daten durch, die

1. 1. ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bergen (z. B. Betrugspräventionsverfahren) oder
   2. besondere Datenkategorien wie Religionsdaten, Gesundheitsdaten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung etc. oder über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder
   3. nicht nur gelegentlich erfolgen
      (alle sonstigen Verarbeitungen, z. B. Lohnabrechnungen, Kundendatenverwaltung, IT- /Internet-/E-Mail-Protokollierung, Schulnoten).

   Einschätzung der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW:

   "Es ist davon auszugehen, dass die Ausnahmen nur selten greifen werden und vielfach das Erstellen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten geboten ist."

Was muss drin stehen?

Es gibt dieses Verzeichnis wie geschrieben für Auftragsverarbeiter (Provider, Steuerberater etc.) und für Verantwortliche.
Ich zeige hier eine Übersicht der Inhalte für das Verzeichnis von Verantwortlichen (Unternehmern, Freiberuflern, Lehrern etc.)

1. 1. Namen und Kontaktdaten
   2. Zwecke der Verarbeitung (z.B. Stammdaten, Abrechnungen, Arbeitszeiterfassung, Telefondatenerfassung..)
   3. Kategorien betroffener Personen (z.B. Beschäftigte, Kunden)
   4. Kategorien der Empfänger (z.B. Banken, Sozialversicherungsträger, Finanzamt, interne Abteilung)
   5. Übermittlung in Drittländer
   6. Speicherdauer (wann wird gelöscht)
   7. Technische und organisatorische Maßnahmen
   8. Maßnahmenbereiche (Pseudonymisierung oder Verschlüsselung personenbezogener Daten, aber auch Maßnahmen nach einem physischen oder technischen Notfall, zur Verfügbarkeit derDaten etc.)

Wie sieht das konkret aus?

Die Website der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW bietet Muster für diese Verzeichnisse

Muster für Verantwortliche (VA)
Muster für Auftragsverarbeiter (AV)

Und hier gibts weitere Erläuterungen:

Hinweise für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DS-GVO (Hinweise)

Newsletter 29. April 2020

Checkliste zum Frühjahrsputz Ihrer Website

Hallo an alle in Quarantäne,

die letzten Wochen sind herausfordernd für alle - privat und geschäftlich. So wünsche ich für Sie und Ihre Familien Gesundheit und dass Ihr Geschäft trotz der schwierigen Umstände am Laufen bleibt.
Ich sehe bei meinen Kunden, dass alle Unternehmen, die mit Haus und Hof zu tun haben gerade mehr als genug Arbeit haben, da viele Menschen Ihre Zeit nutzen, um längst fällige Renovierungen am oder im Haus durchzuführen beziehungsweise Neuanschaffungen wie Küchen, Vordächer, Gardinen getätigt werden.
Falls Sie jedoch aktuell mehr Zeit zur Verfügung haben, gönnen Sie doch Ihrer Website einen Frühjahrsputz. Dafür habe ich in diesem Newsletter eine kleine Liste mit Ideen zusammen gestellt.
Beste Grüße und bleiben Sie gesund
Lisa Blum

Checkliste zum Frühjahrsputz Ihrer Website

1. Fragen zum Inhalt
- Sind alle Texte, Angebote und Bilder aktuell?
- Gibt es neue Referenzobjekte, die veröffentlicht werden können?
- Ist ein neuer Geschäftszweig, Mitarbeiter hinzu gekommen?
- Sind neue Geschäftspartner dazu gekommen, zu deren Website ein Link gesetzt werden kann?
- Gibt es Calls-to-Action (CTA) Buttons oder Texte auf der Website? Sind diese eindeutig und auffällig genug?

2. Fragen zur Struktur
- Funktionieren alle internen und externen Links?
- Ist die Navigation überall stimmig?
- Wenn Sie ein Statistiktool haben: Gibt es 404-Fehler, also Seiten, die nicht (mehr) gefunden werden?

3. Fragen zum Design
- Wird das aktuelle Logo genutzt?
- Benutzt die Website mehr als 2 Schriftarten?
- Wollten Sie immer schon das Design anpassen? Jetzt ist die Gelegenheit!

4. Fragen zum CMS
- Sind alle Erweiterungen/Plugins und das CMS auf dem neuesten Stand?
- Sind nicht mehr genutzte Komponenten gelöscht?
- Enthält das letzte Backup alle wichtigen Änderungen?

5. Rechtliche Fragen
- Sind die neuesten Bestimmungen umgesetzt? z.B. Cookiebanner
- Sind Impressum und Datenschutzerklärung aktuell?

Liste zum Ausdrucken

Newsletter Juni 2019

Cookie-Hinweis

Die Datenschutzverordnung begleitet Unternehmer und Unternehmerinnen nun schon viele Jahre, aber da vieles darin nicht eindeutig definiert ist, bedarf es häufig erst Rechtsprechungen oder - wie im aktuellen Fall - Äußerungen von Datenschutz-Aufsichtsbehörden, um Klarheit zu bringen.

Aktuell geht es um eine Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden vom März 2019 über die Umsetzung der EU-Cookie-Richtlinie, die besagt, dass Besucher einer Website über den Einsatz von Cookies informiert werden müssen bzw. bei bestimmten Cookies ausdrücklich erst die Zustimmung erteilen müssen, bevor diese Cookies verwendet werden dürfen. Erforderlich wird somit zwingend ein Cookie-Hinweis. 
Details zum Cookie-Hinweis 

1. Tipp Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, in denen Informationen gespeichert werden. Der Cookie-Hinweis sollte die unterschiedliche Arten der Cookies darstellen und anzeigen, welche davon verwendet werden.

2. Tipp Information

Man unterscheidet folgende Cookies:
- unbedingt erforderliche, also technisch notwendige Cookies
- sog. Session-Cookies, die man z.B. nach einem Login bekommt
- Statistik-Cookies, die speichern, welche Seiten wie lange angesehen wurden
- Präferenz-Cookies, die sich z.B. die Spracheinstellung merken
- Marketing-Cookies, diese folgen nach dem Besuch auch auf andere Seiten, um dort z.B. einmal aufgerufene Produkte etc. anzuzeigen und zu bewerben
- Targeting- bzw. Ziel-Cookies,von Dritten eingebundene Cookies, z.B. von Werbeanbietern 

3. Tipp - Zustimmung

Bei einigen Cookies muss aktiv zugestimmt werden, bevor die Website besucht wird.
Lediglich die ersten beiden genannten (technisch notwendige und Session-Cookies) dürfen ohne Zustimmung verwendet werden. Bei Statistik-Cookies ist dies ebenfalls möglich, solange die Statistikdaten auf dem eigenen Server gespeichert und nicht an Dritte weitergeleitet werden. z.B. bei dem Tool von Matomo (ehemals Piwik)
Alle anderen benötigen eine aktive Zustimmung, bevor sie gesetzt werden dürfen.

4. Tipp - Cookie-Hinweis

Wie kann der nun aussehen?
z.B. so - gefunden bei www.cookiebot.com

Beispiel: Cookie-Hinweis
Wie immer Fragen zum Datenschutz kann ich keine rechtlich verbindliche Aussagen machen, sprechen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder Anwalt darauf an.

Newsletter 29. April 2019

Make a Break

Erholt und guter Dinge zurück aus dem Urlaub? Oder vielleicht steht die Erholungszeit noch bevor? Es ist schön, dass es solche Zeiten gibt, aber häufig verliert sich alle Leichtigkeit, wenn der Alltag zu Hause oder im Büro wieder beginnt. Wie kann man trotz stressigem Alltag zwischendurch immer wieder auftanken, um gesund zu bleiben und konzentrierte gute Arbeit zu machen? Ärzte empfehlen etwa jede Stunde eine kleine Unterbrechung von wenigen Minuten. Hier ein paar Tipps für diese Erholungspausen.

4 Ideen für die Pause zwischendurch

Mikropause

Eine Pause muss nicht viel Zeit beanspruchen. Mikropausen nehmen nur ein paar Sekunden oder ein bis zwei Minuten in Anspruch, sorgen aber für viel Entspannung. Füllen Sie Ihre Mini-Breaks doch z.B. so:
- das Fenster öffnen und durchatmen
- aufstehen und ein Glas Wasser holen
- den Stuhl herumdrehen und den Blick schweifen lassen
- aufstehen und einmal die Treppe rauf und runter rennen/gehen

Atemübungen

Der Klassiker zur Entspannung: Atemübungen. Aus gutem Grund: In angespannten Situationen neigt unsere Atmung dazu, flacher und schneller zu werden. Deshalb öfter einmal ruhig hinsetzen und richtig durchatmen. Zum Beispiel so:
- Doppelt so lange ausatmen, wie man eingeatmet hat. Dabei die Luft durch den Mund mit einem Fffffffff-Laut ausatmen.
- Bewusst gerade hinsetzen und in den Bauch atmen. Dabei mit der Hand die Bewegung des Bauches spüren.

Gedankenreise

Bekannt aus langweiligen Meetings ist der Moment, wenn die Gedanken auf eine Reise gehen. Für diesen geistigen Kurzurlaub: Bequem hinsetzen, die Augen schließen und bewusst atmen. Dann an ein besonders angenehmes Ereignis denken oder an Orte, die man gerne hat und wo man sich wohl fühlt. Achtung: Dabei nicht anfangen, Listen zu füllen oder zu planen, sondern wirklich nur die schönen Momente genießen.

Routinearbeiten

Wenn das alles nicht klappt, weil zu viel im Kopf herumspukt, dann versuchen Sie es mal mit einer Routinearbeit.
- Schreibtisch aufräumen
- Unterlagen heften und ablegen
- die Zimmerpflanzen düngen/wässern
- Material ordnen etc

Lisa Blum, Grafikbüro

Newsletter August 2018

SEO - Title und Description

Um beständig einen guten Platz in den Suchlisten von Google zu haben ist es notwendig, regelmäßig an der eigenen Website zu arbeiten. Die Algorithmen, nach denen Google die Rankings vergibt ändern sich ständig, teilweise innerhalb weniger Wochen, umso wichtiger ist es, immer wieder zu überprüfen, ob die eigene Website diesbezüglich noch auf dem neuesten Stand ist.
Hier geht es um Title (Titel) und Description (Beschreibung), deren Länge und Inhalt.
 

Optimale Länge von Title und Description

Es nicht leicht, einen exakten Wert für die Länge anzugeben, da es z.B. schon Unterschiede wegen der unterschiedlichen Ausgabegeräte (Desktop oder mobile Geräte) gibt. Grundsätzlich ist es genauer, wenn man die Länge in Pixel angibt und nicht die Anzahl der Zeichen vorgibt.

Title

Der Title sollte maximal 569 Pixel lang sein. Das entspricht etwa 65 Zeichen. Es gilt: wenn Sie die genaue Länge ausreizen wollen macht es Sinn, die Pixel zu überprüfen.
Bei der mobilen Suche können die Titles über zwei Zeilen laufen - da zwei Zeilen mehr Aufmerksamkeit bedeuten ist es sinnvoll das auch auszunutzen. Die zweite Zeile wird jedoch nur angezeigt, wenn darin mehr als ein Wort steht - ansonsten erscheinen am Ende der ersten drei Punkte ...
Google nutzt für die Titles in den Desktop Suchergebnissen die Schriftart Arial mit Pixelgröße 18. Da die Breite der Buchstaben in Arial variiert darf man sich nicht auf die Anzahl der Zeichen verlassen. Für die mobile Ausgabe nutzt Google die Schrift Roboto-Regular in 14.

Description

Die Description sollte mind. ca 100 Zeichen bis maximal ca. 145 Zeichen lang sein. Hier gab es in diesem Jahr schon einige Änderungen, zeitweise hat Google bis zu vier Zeilen der Beschreibung angezeigt, mittlerweile wieder nur noch zwei. In der mobilen Suche werden nur rund 110 Zeichen dargestellt.
In der Description ist der Einfluss der unterschiedlichen Schriftbreite natürlich noch größer, deshalb ist eine exakte Angabe der Zeichenanzahl nicht sinnvoll.

Inhalt

Aber was sollte denn nun genau in Title und Description stehen?

Ein guter Title ist sehr wichtig für das Google Ranking. Hier ein paar Tipps dazu:
- Nicht alle Keywords in den Title rein quetschen!
- Das wichtigste Keyword sollte vorne stehen
- der gute Title regt zum Klicken an
- er hebt sich von den Wettbewerbern ab!
-Title auf Unterseiten enthält NICHT die eigene Marke / den Firmennamen
- Stoppwörter eliminieren: "ein, und, das ..."
- jede Seite erhält eigenen Title

Die Description ist kein direktes Rankingkriterium, aber sie hat einen Einfluss auf die Klickrate.

- keine langen Sätze machen
- Aufmerksamkeit erregen
- konkret schreiben
- wichtigste Keywords aufführen

Weitere Einflüsse

Jeder vom Suchenden verwendete Suchbegriff der in der Description steht, wird dort fett hervorgehoben. Das ist natürlich gut, um Aufmerksamkeit auf Ihr Snippet zu lenken, dadurch läuft der Text allerdings dann auch breiter! Wer vorher den Platz ausgenutzt hat, von dessen Beschreibung wird hinterher eventuell nicht mehr alles angezeigt.
Wenn ein Blog- oder Newseintrag angezeigt wird, fügt Google noch das Datum mit ein. Entsprechend verkürzt sich der verbliebene Platz für die Beschreibung um ca. 12 Zeichen.

Online-Tool

Ein gutes Hilfsmittel ist das Tool Serp-Preview von Torben Leuschner. Hier kann man Title und Description online eingeben und direkt testen, wie das Ergebnis bei Google aussehen wird.

Vergessen Sie nicht, dass der Suchmaschinennutzer sich bereits für ein Produkt oder die Dienstleistung entschieden hat. Wenn jemand nach "Unternehmensberater" googelt, muss er nicht davon überzeugt werden, wie wichtig ein Unternehmensberater für das eigene Business sein kann. Stattdessen ist es wichtig, sich mit Title und Description von der Konkurrenz abzuheben, gute Argumente - wie das Nennen von Alleinstellungsmerkmalen - verleiten den Nutzer zum Anklicken.

Lisa Blum, Grafikbüro
06.08.2018

Quellen: Google, Seokratie, Der Digitale Unternehmer

Newsletter April 2018

Neue Datenschutzverordnung

Jetzt steht für alle Websitebetreiber wieder ein wichtiger Termin an, 
denn am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) in Kraft. 
Um sich vor Abmahnungen von Wettbewerbern zu schützen, aber auch um sich gegenüber Aufsichtsbehörden abzusichern sollten Sie deshalb die rechtlichen Inhalte Ihrer Website aktuell überprüfen.


Ich gebe hier einen kleinen Überblick - da ich jedoch keine Anwältin bin, sollten Sie auf jeden Fall zusätzlich einen Juristen zu Ihrer Situation befragen.



Was bedeutet das nun für meine Website?

Nichts geändert hat sich grundsätzlich an der Impressumspflicht. Das Impressum sollte getrennt von der Datenschutzerklärung aufrufbar sein. Neu ist nun, dass praktisch für (fast) jede Seite ein Datenschutzhinweis Pflicht ist und zwar immer dann, wenn IP-Adressen gespeichert werden - was alle Blog- oder Redaktions-Systeme tun. Auch wenn Sie eine private Website mit Hilfe eines CMS wie Wordpress oder Joomla pflegen, müssen Sie die Erklärung einfügen.
 Am besten platzieren Sie den Link zur Datenschutzerklärung direkt neben dem zum Impressum.



Was ist inhaltlich neu?

Neu in der aktuellen DSGVO ist, dass bestimmte Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigen. Dies ist bei einer einfachen Info-Unternehmens-Website nicht notwendig, sondern eher in einem Shop mit verhaltensbasiertem Tracking. Ob Sie zu den Unternehmen gehören, die einen Datenschutzbeauftragten benötigen, können Sie in diesem Dokumentdurch einen Selbstcheck feststellen. 
Sinvoll für alle anderen Unternehmen ist jedoch, einen Verantwortlichen für den Datenschutz festzulegen und diesen in der Erklärung zu benennen. 



Darüber hinaus müssen in der Datenschutzerklärung folgende Dinge stehen:


- Hinweis darauf, dass Sie Cookies verwenden (ob dieser Hinweis in der Datenschutzerklärung reicht oder ob es ein Banner auf der Seite sein muss ist nach wie vor nicht klar geregelt.)
- Hinweis auf Verwendung eines Web-Analyse-Tools, wie Googles Analytics oder Matomo verbunden mit der Möglichkeit, das Tracking zu unterbinden. In jedem Fall muss die IP-Adresse anonymisiert sein und für Google muss ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung vorliegen.
- Hinweis auf die Verwendung von Social-Media. Plugins dafür dürfen jedoch nicht genutzt werden, da diese Informationen weiterleiten, selbst wenn die Buttons nicht angeklickt werden, ein normaler Link z.B. über eine Grafik ist jedoch erlaubt.
- bei Angeboten für unter 16-Jährige (verbunden mit einem Nutzeraccount) ist Vorsicht geboten, da laut DSGVO dann vorab die Einwilligung der Eltern vonnöten ist.



Mustertexte

Bei der Deutschen gesellschaft für Datenschutz bekommen Sie einen sehr ausführlichen Text geliefert, der die Inhalte der DSGVO mit allen Pflichten und Rechten gut zusammenfasst. Hier müssen Sie Werbemails zustimmen. 
https://dsgvo-muster-datenschutzerklaerung.dg-datenschutz.de/


Bei e-recht24 sind einige Funktionen nur zahlenden Mitgliedern zugänglich, ein Link auf den Betreiber muss hinzugefügt werden. Der angegebene Link erstellt Impressum und datenschutzerklärung. Auch hier muss man akzeptieren, Werbemails vom Anbieter zu bekommen. https://www.e-recht24.de/impressum-generator.html
Für alle Interessierten: Hier gibt es den kompletten Gesetzestext: 
https://dsgvo-gesetz.de/

Newsletter März 2016

Mai pen rai
Ich bin kürzlich (mal wieder) mit einer thailändischer Problemlösung konfrontiert worden, die man mit "mai pen rai" beschreiben kann. "Mai pen rai" bedeutet soviel wie "macht doch nichts" und beschreibt die (buddhistisch geprägte) Haltung, Dinge, die passieren und nicht geändert werden können, anzunehmen.
Die Thailänder haben diese Haltung sehr stark verinnerlicht, es führt dazu, dass sie sehr entspannt und gelassen sind, sie können so über kleinere (und größere) Probleme hinwegsehen und schnell wieder lächeln.
Meine Situation: Unsere Wasserpumpe am Haus war defekt, eine neue wurde eingebaut, doch die neue funktionierte nicht richtig, so dass der Wasserstrahl stark variiert (was sich unter der Dusche wirklich nicht gut anfühlt). Zweimal waren die Arbeiter noch mal da, jedesmal mit leicht irritiertem Gesicht (wo ist das Problem?) aber sie konnten nichts ändern. Ein weiterer Techniker schaute sich die Situation kurz an und sagt: Da hilft kein Austausch, das ist ein "mai pen rai"-Problem. Mit anderen Worten: Entspann dich und akzeptier es, wie es ist.
Es gibt jeden Tag diese Situationen, wo es einen unangemessen hohen Aufwand bedeuten würde, Probleme 100% zu lösen, wo ein "mai pen rai" nach 85-90% viel Zeit und Kraft sparen könnte. (gilt natürlich nicht im Umgang mit den Kunden-Problemen/Aufträgen!!) Diese Haltung verhilft übrigens auch zu mehr Gelassenheit, wenn wir (oder andere) Fehler gemacht haben.

SSL-Zertifikat
Neuestes Angebot für meine Webhosting-Kunden ist ein kostenfreies SSL-Zertifikat. Wenn Sie Ihre Website ohne Kosten per https absichern möchten, um somit die Daten Ihrer Kunden zu schützen, kann ich das einfach für Sie einrichten. Nachteil dieser kostenfreien Variante: das Zertifikat läuft immer nur 90 Tage und muss dann durch Sie verlängert werden. Eine automatische Verlängerung findet nicht statt.


Ich wünsche Ihnen für diese Woche die Weisheit, "mai pen rai"-Probleme erkennen zu können, etwas unperfekt stehen zu lassen und somit Kraft zu sparen für die wichtigen Projekte, die 100% von Ihrer Aufmerksamkeit und Energie benötigen.